Die Technik hinter TSE: Wie manipulationssichere Kassensysteme funktionieren

Jährlich gehen in Deutschland schätzungsweise 125 Milliarden Euro durch Kassenmanipulation verloren. Um Steuerhinterziehung wirksam zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber manipulationssichere Kassensysteme zur Pflicht gemacht. Seit dem 1. April 2021 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.

Die letzte Übergangsfrist zur Nachrüstung endete am 31. Dezember 2022. Seitdem gibt es keine Ausnahmen mehr. Verstöße gegen diese Pflicht können Unternehmen teuer zu stehen kommen – Bußgelder bis zu 25.000 Euro sind möglich.

Ein TSE Kassensystem besteht aus drei wesentlichen Komponenten. Das Sicherheitsmodul protokolliert jede Transaktion lückenlos. Das Speichermedium archiviert alle Daten langfristig. Die digitale Schnittstelle ermöglicht Finanzbehörden einen standardisierten Zugriff.

Durch kryptografische Verschlüsselung und digitale Signaturen werden Geschäftsvorgänge unveränderbar dokumentiert. Diese Technologie schafft Transparenz und verhindert nachträgliche Manipulationen. Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie hat sich TSE als unverzichtbares Instrument etabliert.

Rechtliche Grundlagen und die Notwendigkeit der TSE in Deutschland

Um Steuerbetrug im Kassengeschäft einen Riegel vorzuschieben, hat der deutsche Gesetzgeber weitreichende Regelungen für alle elektronischen Kassensysteme erlassen. Die KassenSichV bildet dabei das rechtliche Fundament, das Unternehmen zur Implementierung manipulationssicherer Technologien verpflichtet. Diese gesetzlichen Vorgaben haben das Ziel, die Lücken in der Kassenführung zu schließen und dem Staat entgangene Steuereinnahmen zurückzugewinnen.

Der Schutz vor Manipulation steht im Zentrum dieser Regelungen. Jedes TSE Kassensystem muss heute spezifische technische Anforderungen erfüllen, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei allen Kassenvorgängen.

Anforderungen der Kassensicherungsverordnung seit 2020

Die Kassensicherungsverordnung trat im Januar 2020 in Kraft und markierte einen Wendepunkt für den deutschen Einzelhandel. Seit dem 1. April 2021 müssen alle elektronischen Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese Pflicht betrifft Unternehmen aller Größenordnungen, vom kleinen Café bis zur großen Handelskette.

Die KassenSichV definiert konkrete technische Standards, die jedes System erfüllen muss. Ein TSE Kassensystem zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle mit präzisen Zeitstempeln auf. Dabei werden der Beginn und das Ende jeder Transaktion, die Art des Vorgangs sowie die gewählte Zahlungsweise dokumentiert.

Jeder einzelne Kassenvorgang erhält eine eindeutige Transaktionsnummer. Zusätzlich wird ein kryptografischer Prüfwert generiert, der nachträgliche Änderungen unmöglich macht. Die Seriennummer des Sicherheitsmoduls vervollständigt die Aufzeichnung und ermöglicht die eindeutige Zuordnung.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine zusätzliche Meldepflicht beim Finanzamt. Alle Unternehmen müssen ihre Kassensysteme und TSE-Module registrieren lassen. Diese neue Vorschrift verschärft die Kontrolle erheblich und schließt weitere Schlupflöcher.

Für bereits im Einsatz befindliche Systeme räumt der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025 ein. Unternehmen haben damit ausreichend Zeit, die Meldung vorzunehmen. Bei neu angeschafften oder außer Betrieb genommenen Systemen nach dem 1. Juli 2025 verkürzt sich die Frist auf einen Monat.

Die technischen Anforderungen umfassen folgende Kernelemente:

• Lückenlose Aufzeichnung aller Kassenvorgänge mit Zeitstempel
• Eindeutige Transaktionsnummer für jeden Geschäftsvorfall
• Kryptografischer Prüfwert zur Manipulationserkennung
• Seriennummer des eingesetzten Sicherheitsmoduls
• Dokumentation von Beginn, Ende und Art des Vorgangs
• Erfassung der gewählten Zahlungsweise

Gesetzliches Ziel: Wirksamer Schutz gegen Manipulation

Der Manipulationsschutz steht als primäres Ziel hinter der gesamten Gesetzgebung. Deutschland verzeichnet jährlich geschätzte Steuerverluste von 125 Milliarden Euro durch Steuerhinterziehung. Bei diesen Verlusten liegt die Bundesrepublik europaweit auf Platz 2, direkt hinter Italien.

Ein erheblicher Anteil dieser Verluste entsteht durch Manipulationen an Kassensystemen. Vor der Einführung der KassenSichV konnten Unternehmen Umsätze verbergen oder nachträglich löschen. Die Technik hinter TSE macht solche Manipulationen praktisch unmöglich.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) trägt die Verantwortung für die Zertifizierung aller TSE-Lösungen. Das BSI arbeitet dabei mit sieben autorisierten Prüfstellen zusammen, die die technischen Sicherheitseinrichtungen auf Herz und Nieren testen. Diese Prüfstellen gewährleisten, dass nur wirklich sichere Systeme eine BSI-Zertifizierung erhalten.

Die autorisierten Prüfstellen für die BSI-Zertifizierung sind:

Jede erteilte BSI-Zertifizierung besitzt eine Gültigkeit von fünf Jahren. Nach Ablauf dieser Frist müssen Hersteller ihre TSE-Lösungen erneut zertifizieren lassen. Diese regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass die Systeme auch gegen neue Manipulationsmethoden geschützt bleiben.

Die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Vorschriften sind erheblich. Unternehmen, die ihre elektronische Registrierkasse nicht ordnungsgemäß mit einer zertifizierten TSE ausstatten, riskieren Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Zusätzlich können die Finanzbehörden sogenannte Kassennachschauen durchführen, bei denen sie unangemeldet die Kassensysteme prüfen.

Im schlimmsten Fall schätzen die Finanzämter die Besteuerungsgrundlagen. Diese Schätzungen fallen erfahrungsgemäß deutlich höher aus als die tatsächlichen Umsätze. Betroffene Unternehmen müssen dann nicht nur empfindliche Nachzahlungen leisten, sondern auch mit Verzugszinsen rechnen.

Die Kassensicherungsverordnung schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen für alle Unternehmen und schützt ehrliche Kaufleute vor unlauterem Wettbewerb durch Steuerhinterzieher.

Der gesetzliche Manipulationsschutz dient somit nicht nur dem Fiskus. Er schafft auch faire Bedingungen für den gesamten Handel und stärkt das Vertrauen in die Marktwirtschaft. Unternehmen, die alle Anforderungen erfüllen, profitieren von Rechtssicherheit und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Aufbau und Komponenten eines TSE Kassensystems

Jedes zertifizierte TSE Kassensystem setzt sich aus drei miteinander verbundenen Komponenten zusammen, die gemeinsam die Manipulationssicherheit garantieren. Diese Bausteine bilden das technische Fundament für die lückenlose Aufzeichnung aller Kassenvorgänge.

Das Sicherheitsmodul überwacht jeden Geschäftsvorgang ab dem Zeitpunkt der Installation. Es protokolliert alle Eingaben automatisch und schützt diese durch kryptografische Verfahren vor nachträglichen Änderungen. Jeder Beleg erhält eine einzigartige digitale Signatur.

Das Speichermedium archiviert alle steuerrelevanten Umsatzdaten über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Es verwendet ein spezielles Code-System, das alle Belege in chronologischer Reihenfolge markiert. Eine Unterbrechung dieser Kette signalisiert sofort einen möglichen Manipulationsversuch.

Die digitale Schnittstelle nach DSFinV-K-Standard ermöglicht eine standardisierte Datenübertragung. Sie macht die Kassendaten jederzeit für Betriebsprüfer exportierbar und gewährleistet eine störungsfreie Kommunikation zwischen Kassensystem und Prüfsoftware des Finanzamts.

Hardware-basierte versus Cloud-basierte TSE-Lösungen

Unternehmen können zwischen zwei grundlegenden Implementierungsformen wählen. Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch in ihrer technischen Umsetzung und praktischen Handhabung erheblich.

Hardware-TSE werden als physische Module direkt an die Kasse angeschlossen. Sie speichern alle Daten lokal und benötigen keine permanente Internetverbindung. Cloud-TSE übertragen die Daten hingegen verschlüsselt an zertifizierte Rechenzentren.

Zertifizierte Hardware-Sicherheitsmodule im Überblick

Hardware-TSE von Herstellern wie Epson bieten robuste lokale Lösungen. Diese Module werden als USB-Stick oder SD-Karte direkt in das Kassensystem eingesteckt. Die Daten bleiben im Speichermedium des Geräts und verlassen niemals die Räumlichkeiten des Unternehmens.

Die Epson-TSE verwendet ein zertifiziertes Sicherheitsmodul mit eigener Stromversorgung. Es generiert bei jedem Kassenvorgang eine verschlüsselte Signatur und speichert diese manipulationssicher ab. Die maximale Speicherkapazität reicht für mehrere Millionen Transaktionen aus.

Weitere vom BSI zugelassene Hardware-Lösungen umfassen Module verschiedener Hersteller. Sie unterscheiden sich in Speicherkapazität, Anschlussart und Kompatibilität mit bestimmten Kassensystemen. Alle müssen jedoch dieselben strengen Zertifizierungsstandards erfüllen.

Cloud-TSE und deren technische Architektur

Fiskaly bietet eine vollständig vom BSI zertifizierte Cloud-TSE-Lösung. Die Technik hinter TSE in der Cloud basiert auf einer verteilten Architektur mit redundanten Sicherheitssystemen. Jeder Kassenvorgang wird in Echtzeit über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung übertragen.

Die Cloud-TSE empfängt die Transaktionsdaten und signiert diese mit einem kryptografischen Schlüssel. Dieser Prozess erfolgt innerhalb von Millisekunden. Die signierte Transaktion wird anschließend an das Kassensystem zurückgesendet und auf dem Kassenbon ausgewiesen.

Die Rechenzentren erfüllen höchste Sicherheitsstandards nach ISO 27001. Sie verfügen über mehrfache Backup-Systeme und garantieren eine Verfügbarkeit von über 99,9 Prozent. Mobile Kassensysteme profitieren besonders von dieser Flexibilität, da keine zusätzliche Hardware transportiert werden muss.

Die Kommunikationsschnittstelle zwischen Kasse und TSE

Die digitale Schnittstelle DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) definiert ein einheitliches Datenformat. Sie standardisiert die Kommunikation zwischen allen Komponenten und ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch mit den Finanzbehörden.

Bei jedem Verkaufsvorgang sendet die Kasse ein Signal an das TSE Kassensystem. Dieses Signal enthält alle relevanten Transaktionsinformationen wie Betrag, Zeitstempel und Artikelbezeichnungen. Das Sicherheitsmodul verarbeitet diese Daten sofort.

Die TSE generiert daraufhin eine verschlüsselte Signatur für diesen spezifischen Kaufprozess. Diese Signatur verknüpft den aktuellen Beleg mit dem vorherigen und schafft eine lückenlose Kette. Die Signatur wird an die Kasse zurückgesendet und auf dem Kassenbon gedruckt.

Der DSFinV-K-Standard definiert drei Export-Varianten für Betriebsprüfungen:

• Export der Transaktionsdaten: Enthält alle einzelnen Kassenvorgänge mit Zeitstempeln und Signaturen
• Export der Stammdaten: Umfasst Artikelbezeichnungen, Preise und Steuersätze
• Export der Systemprotokolle: Dokumentiert technische Ereignisse wie Startzeiten und Wartungsarbeiten

Diese standardisierte Schnittstelle garantiert, dass Prüfer unabhängig vom verwendeten Kassensystem die Daten einheitlich auslesen können. Sie verhindert proprietäre Datenformate und schafft Transparenz. Unternehmen können zwischen verschiedenen Kassensystem-Anbietern wechseln, ohne die Datenkompatibilität zu verlieren.

Die Technik hinter TSE: Kryptografie und digitale Signaturen

Kryptografische Methoden bilden das technische Fundament jeder TSE und garantieren die Unveränderbarkeit aller Transaktionsdaten. Diese mathematischen Verfahren sorgen dafür, dass jeder einzelne Kassenvorgang dauerhaft geschützt bleibt. Die Technik hinter TSE kombiniert bewährte Sicherheitsmechanismen aus der modernen Informationstechnologie.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) prüft alle eingesetzten Algorithmen nach strengen Kriterien. Nur zertifizierte Verfahren dürfen in einem TSE Kassensystem zum Einsatz kommen. Diese Qualitätssicherung gewährleistet einen einheitlich hohen Schutzstandard im gesamten deutschen Handel.

Kryptografische Verschlüsselungsverfahren der TSE

Die kryptografische Verschlüsselung in zertifizierten TSE-Systemen basiert auf mehreren zusammenwirkenden Technologien. Jeder Geschäftsvorfall wird digital signiert und in einer manipulationssicheren Struktur verankert. Das Zusammenspiel verschiedener Verschlüsselungsmethoden macht nachträgliche Änderungen praktisch unmöglich.

Ein TSE Kassensystem nutzt speziell entwickelte Sicherheitsmodule, die ausschließlich für kryptografische Operationen zuständig sind. Diese Module arbeiten unabhängig vom eigentlichen Kassensystem. Selbst bei einem Zugriff auf die Kassensoftware bleiben die Verschlüsselungsprozesse geschützt.

Die asymmetrische Verschlüsselung arbeitet mit einem Schlüsselpaar aus privatem und öffentlichem Schlüssel. Der private Schlüssel verbleibt dauerhaft im geschützten Sicherheitsmodul der TSE. Er dient ausschließlich dem Signieren von Transaktionen und verlässt das Modul niemals.

Der zugehörige öffentliche Schlüssel ermöglicht später die Verifikation aller erzeugten Signaturen. Finanzbehörden können damit die Echtheit jedes einzelnen Kassenbons überprüfen. Dieses Prinzip der Public-Key-Infrastruktur verhindert Manipulationen selbst bei physischem Zugriff auf das Gerät.

Die Schlüsselverwaltung erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards innerhalb des zertifizierten Moduls. Moderne Hardware-Sicherheitsmodule verfügen über Schutzmechanismen gegen physische Angriffe. Selbst bei einem Versuch, das Modul zu öffnen, werden die gespeicherten Schlüssel automatisch gelöscht.

Hash-Funktionen zur Verkettung von Transaktionen

Hash-Funktionen erzeugen aus Transaktionsdaten einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck fester Länge. Dieser Hash-Wert wird mathematisch aus den aktuellen Transaktionsdaten und dem Hash-Wert der vorherigen Transaktion berechnet. So entsteht eine lückenlose Verkettung aller Geschäftsvorfälle.

Die verwendeten Hash-Funktionen wie SHA-256 gelten als kryptografisch sicher und irreversibel. Aus dem Hash-Wert lassen sich keine Rückschlüsse auf die ursprünglichen Daten ziehen. Gleichzeitig führt jede noch so kleine Änderung an den Originaldaten zu einem völlig anderen Hash-Wert.

Diese Eigenschaften machen die Transaktionskette manipulationssicher nach dem Blockchain-Prinzip. Würde jemand nachträglich eine Transaktion verändern, würden alle nachfolgenden Hash-Werte ungültig. Eine solche Unterbrechung wäre bei jeder Prüfung sofort erkennbar.

Funktionsweise digitaler Signaturen bei jedem Kassenvorgang

Der praktische Ablauf einer TSE-gesicherten Transaktion beginnt, sobald der Kassierer den Kaufprozess startet. Die Kasse sendet ein Signal an die angebundene TSE mit allen relevanten Transaktionsinformationen. Dieser Kommunikationsvorgang geschieht vollautomatisch im Hintergrund.

Die TSE generiert daraufhin unter Verwendung des privaten Schlüssels eine kryptografische Signatur. Diese enthält einen präzisen Zeitstempel, alle Transaktionsdaten und Verkettungsinformationen zur vorherigen Transaktion. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Millisekunden.

Die erzeugte Signatur wird an das Kassensystem zurückgesendet und auf dem Kassenbon ausgedruckt. Sie erscheint dort als QR-Code und zusätzlich als alphanumerische Zeichenfolge. Kunden und Prüfer können diese digitale Signatur später zur Verifikation nutzen.

Jede Signatur ist absolut einzigartig und kann nur mit dem spezifischen privaten Schlüssel dieser TSE erzeugt werden. Selbst bei identischen Transaktionsdaten entstehen durch unterschiedliche Zeitstempel verschiedene Signaturen. Diese Eindeutigkeit macht Fälschungen technisch unmöglich.

Die digitale Signatur verwandelt jeden Kassenbon in ein kryptografisch geschütztes Dokument, dessen Echtheit mathematisch beweisbar ist.

Aufbau der unveränderlichen Transaktionskette

Die Transaktionskette verbindet jeden einzelnen Beleg eindeutig mit seinem Vorgänger und Nachfolger. Dieses Kettenprinzip schafft eine lückenlose, chronologisch geordnete Kassenhistorie. Jedes Glied der Kette hängt mathematisch von allen vorherigen Gliedern ab.

Bei jedem neuen Kassenvorgang wird die Signatur des vorherigen Belegs in die Berechnung einbezogen. So markiert das Codesystem alle Belege in korrekter Reihenfolge. Eine kohärente Aufzeichnungskette entsteht, deren Integrität durch kryptografische Verfahren gesichert ist.

Finanzbehörden können bei Betriebsprüfungen die gesamte Kette systematisch verifizieren. Spezielle Prüfsoftware analysiert die mathematischen Zusammenhänge zwischen aufeinanderfolgenden Transaktionen. Jede Unterbrechung oder Manipulation wird dabei automatisch erkannt.

Die Verkettung macht es unmöglich, einzelne Belege nachträglich zu entfernen oder hinzuzufügen. Selbst das Ändern kleinster Details würde die Hash-Werte aller nachfolgenden Transaktionen ungültig machen. Die mathematische Beweisbarkeit der Kettenintegrität bildet den Kern des Manipulationsschutzes.

Ist die Reihenfolge dieser Kette unterbrochen, zeigt dies eindeutig eine Manipulation der Aufzeichnungen an. Das System dokumentiert zudem jeden Start- und Stoppvorgang der Kasse. Diese Metainformationen werden ebenfalls in die Transaktionskette integriert und signiert.

• Jede Transaktion erhält einen eindeutigen Hash-Wert aus ihren Daten und dem Hash des Vorgängers
• Die digitalen Signaturen verknüpfen mathematisch alle Kassenvorgänge in chronologischer Reihenfolge
• Nachträgliche Änderungen machen alle nachfolgenden Verkettungen ungültig und sind sofort erkennbar
• Prüfbehörden können die Kettenintegrität vollständig und automatisiert verifizieren

Praktische Implementierung und Betrieb von TSE-Systemen im Handel

Händler und Gastronomen stehen vor der Aufgabe, ihre Kassensysteme gesetzeskonform mit TSE-Technologie auszustatten und im Alltag zu betreiben. Die praktische Umsetzung erfordert mehr als nur den Kauf der Hardware oder Software. Unternehmen müssen Prozesse anpassen, Mitarbeiter schulen und gesetzliche Fristen beachten.

Der Weg vom traditionellen Kassensystem zum vollständig zertifizierten TSE Kassensystem gliedert sich in mehrere Schritte. Dabei spielen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte eine zentrale Rolle. Die folgenden Abschnitte zeigen konkret, wie die Implementierung funktioniert und was im Tagesgeschäft zu beachten ist.

Inbetriebnahme und BSI-Zertifizierung des TSE Kassensystems

Bevor ein TSE Kassensystem in Betrieb genommen werden kann, muss die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein. Das BSI oder autorisierte Prüfstellen wie TÜV Informationstechnik GmbH, SRC Security Research & Consulting GmbH und atsec information security GmbH vergeben diese Zertifizierungen. Unternehmen finden die aktuelle Liste zertifizierter Systeme mit Zertifizierungsnummern auf der Website des BSI.

Die BSI-Zertifizierung garantiert, dass die technischen Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Kassensystemanbieter wie Tillhub, ready2order oder helloCash arbeiten mit zertifizierten TSE-Anbietern zusammen. Cloud-Lösungen kommen beispielsweise von Fiskaly, während Hardware-TSE von Herstellern wie Epson angeboten werden.

Eine wichtige Information für die Inbetriebnahme TSE: Zertifizierungen müssen nach fünf Jahren erneuert werden. Unternehmen sollten diesen Zeitpunkt im Blick behalten, um Unterbrechungen im Betrieb zu vermeiden. Die erneute Zertifizierung stellt sicher, dass die Sicherheitsstandards auch langfristig gewährleistet bleiben.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine elektronische Meldepflicht beim zuständigen Finanzamt. Alle elektronischen Kassensysteme und TSE müssen registriert werden. Für bereits im Einsatz befindliche Systeme besteht eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Die Meldung erfolgt elektronisch über das Finanzamt-Portal. Folgende Informationen werden dabei benötigt:

• Zertifizierungsnummer der TSE
• Seriennummer des Kassensystems
• Standort und Betriebsstätte
• Datum der Inbetriebnahme
• Angaben zum Kassenhersteller und TSE-Anbieter

Verstöße gegen die Meldepflicht können zu Sanktionen führen. Die Praxis zeigt, dass im ersten Schritt 1.000 Euro Bußgeld festgesetzt werden, wenn keine TSE genutzt wird. Eine rechtzeitige Registrierung schützt vor unnötigen Strafen und signalisiert der Finanzverwaltung ordnungsgemäße Kassenführung.

Ablauf einer TSE-gesicherten Transaktion im Tagesgeschäft

Im normalen Geschäftsalltag läuft eine TSE-gesicherte Transaktion nahezu unsichtbar im Hintergrund ab. Die Technik hinter TSE arbeitet automatisch, sobald ein Kaufvorgang gestartet wird. Für Kassierer ändert sich der sichtbare Ablauf kaum, doch jede Eingabe wird digital gesichert und signiert.

Das System protokolliert jeden Schritt: vom Scannen der Artikel über die Preisberechnung bis zur Zahlungsabwicklung. Die TSE empfängt die Transaktionsdaten, erstellt eine verschlüsselte Signatur und sendet diese zurück an das Kassensystem. Diese Signatur erscheint dann auf dem Kassenbon als QR-Code oder alphanumerische Zeichenfolge.

Der Kassierer ist verpflichtet, den Kassenbon mit der TSE-Signatur dem Kunden auszuhändigen. Die Annahmepflicht besteht zwar nicht für Kunden, doch das Angebot muss erfolgen. Ein fehlender TSE-Ausdruck auf dem Bon kann unangekündigte Kassennachschauen provozieren, da bereits ein einfacher Blick Finanzbeamten signalisiert, ob eine TSE vorhanden ist.

Schritt-für-Schritt: Vom Kassenbeleg zur signierten Transaktion

Der genaue Ablauf einer TSE-gesicherten Transaktion folgt einem festgelegten Prozess. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und gewährleistet die Manipulationssicherheit:

1. Der Kassierer startet den Kaufprozess an der Kasse und erfasst die Artikel oder Dienstleistungen
2. Das Kassensystem berechnet den Gesamtbetrag und schickt ein Signal mit allen Transaktionsdaten an die TSE
3. Die TSE generiert eine verschlüsselte Signatur unter Verwendung des privaten Schlüssels und verkettet sie mit der vorherigen Transaktion
4. Die fertige Signatur wird an das Kassensystem zurückgesendet
5. Der Kassierer schließt den Kaufprozess ab und wählt die Zahlungsart
6. Die einzigartige Signatur wird auf dem Kassenbon als QR-Code und alphanumerische Zeichenfolge ausgedruckt
7. Der Kassierer händigt den Beleg dem Kunden aus und erfüllt damit die gesetzliche Belegausgabepflicht

Dieser Prozess dauert nur Sekundenfragmente und beeinträchtigt die Geschwindigkeit an der Kasse nicht. Die Verkettung jeder Transaktion mit der vorherigen schafft eine lückenlose Kette, die nachträgliche Manipulationen unmöglich macht. Weitere Informationen zu TSE-konformen Kassensystemen helfen bei der Auswahl der passenden Lösung.

Datenspeicherung und gesetzeskonforme Archivierung

Alle durch die TSE erzeugten Daten müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sicher gespeichert werden. In Deutschland beträgt diese Frist in der Regel zehn Jahre nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Sowohl Hardware-TSE als auch Cloud-TSE gewährleisten diese GoBD-konform Speicherung automatisch.

Die Datenarchivierung erfolgt unveränderbar und manipulationssicher. Hardware-Lösungen speichern die Daten direkt auf dem eingebauten Speicherchip, während Cloud-TSE die Informationen verschlüsselt auf zertifizierten Servern ablegen. Beide Varianten erfüllen die Anforderungen der Finanzverwaltung vollständig.

Bei Betriebsprüfungen ermöglicht die digitale Schnittstelle DSFinV-K einen einheitlichen Export der Daten. Die Finanzverwaltung kann dadurch detaillierte Analysen durchführen. Folgende Details werden protokolliert und bleiben Jahre später überprüfbar:

• Sofortige Erfassung von Bestellungen ohne Verzögerungen
• Korrekter Umgang mit Stornos und Retouren
• Tischzuordnungen in der Gastronomie
• Zeitstempel für jeden Geschäftsvorfall
• Mitarbeiterzuordnung zu Transaktionen

Es ist nicht mit der Anschaffung einer TSE getan. Die Prozesse im Bereich der Kassenführung müssen hinterfragt und in einer Verfahrensdokumentation protokolliert werden. Diese Dokumentation beschreibt alle Abläufe rund um das Kassensystem: von der Schulung der Mitarbeiter über den Umgang mit Fehlern bis zur regelmäßigen Datensicherung.

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation umfasst mehrere Bereiche. Sie beschreibt die organisatorischen Abläufe, technischen Einstellungen und Verantwortlichkeiten. Unternehmen sollten folgende Punkte dokumentieren:

• Beschreibung des eingesetzten Kassensystems und der TSE
• Schulungsnachweise für alle Mitarbeiter mit Kassenzugriff
• Regelungen für Stornierungen und Retouren
• Prozesse bei technischen Störungen
• Verantwortlichkeiten für Kassenabschlüsse und Kontrollen

Eine saubere Arbeit mit klaren Vorgaben und entsprechender Protokollierung ist unerlässlich, da jeder Verstoß aufgezeichnet und auch Jahre später noch nachweisbar ist.

Die detaillierten elektronischen Daten bieten der Finanzverwaltung viele Kontrollmöglichkeiten bei Betriebsprüfungen. Durch die TSE werden auch organisatorische Mängel nachweisbar. Fehlende Schulungen, unklare Zuständigkeiten oder systematische Fehler bei der Erfassung fallen durch die lückenlose Dokumentation auf.

Unternehmen profitieren jedoch auch von der GoBD-konform Archivierung. Nachvollziehbare Prozesse schützen vor ungerechtfertigten Vorwürfen und erleichtern interne Kontrollen. Die Investition in eine professionelle Verfahrensdokumentation zahlt sich langfristig aus und schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Fazit

Die Technik hinter TSE stellt einen bedeutenden Fortschritt für Steuergerechtigkeit und transparente Geschäftsprozesse in Deutschland dar. Seit dem 1. April 2021 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer BSI-Zertifizierung ausgestattet sein. Diese Pflicht aus der Kassensicherungsverordnung zielt darauf ab, Steuerhinterziehung wirksam zu bekämpfen.

Ein TSE Kassensystem arbeitet manipulationssicher durch kryptografische Verschlüsselung und unveränderliche Transaktionsketten. Jeder Kassenvorgang erhält eine digitale Signatur, die nachträgliche Änderungen mathematisch nachweisbar macht. Verschiedene Anbieter bieten flexible Lösungen an – von Hardware-TSE bis zu Cloud-basierten Systemen.

Ab Januar 2025 greift die Meldepflicht beim Finanzamt, mit einer Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025 für bestehende Systeme. Unternehmen ohne konforme Kassensysteme riskieren Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Die Investition in ein zertifiziertes System schützt vor finanziellen Risiken und sichert die Compliance ab.

Betriebe sollten zeitnah handeln, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Implementierung eines manipulationssicheren Systems ist heute nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern ein Zeichen professioneller Unternehmensführung.

FAQ

Was genau ist ein TSE Kassensystem und warum brauche ich es in Deutschland?

Ein TSE Kassensystem ist ein elektronisches Kassensystem, das mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet ist. Diese TSE protokolliert jeden Geschäftsvorfall manipulationssicher durch kryptografische Verschlüsselung und digitale Signaturen. Seit dem 1. April 2021 ist die Ausstattung aller elektronischen Kassensysteme mit einer BSI-zertifizierten TSE in Deutschland gesetzlich verpflichtend. Die Technik hinter TSE dient dazu, Steuerhinterziehung durch Kassenmanipulation zu verhindern – ein Problem, das jährlich geschätzte 125 Milliarden Euro Steuerverluste verursacht. Ohne ein TSE-konformes Kassensystem riskieren Sie Bußgelder bis 25.000 Euro und Steuerschätzungen mit empfindlichen Nachforderungen.

Wie funktioniert die Technik hinter TSE konkret bei einem Kassenvorgang?

Bei jedem Kaufprozess sendet Ihr Kassensystem ein Signal mit den Transaktionsdaten an die TSE. Diese generiert daraufhin eine verschlüsselte digitale Signatur unter Verwendung eines privaten kryptografischen Schlüssels und verkettet die Transaktion mit der vorherigen durch Hash-Funktionen. Die Signatur wird an das Kassensystem zurückgesendet und auf dem Kassenbon als QR-Code und/oder alphanumerische Zeichenfolge ausgedruckt. Dieser Prozess dauert nur Millisekunden und schafft eine unveränderliche Kette aller Transaktionen, wobei jede nachträgliche Manipulation sofort erkennbar wäre, da sie die Hash-Werte aller nachfolgenden Transaktionen ungültig machen würde.

Welche Unterschiede gibt es zwischen Hardware-TSE und Cloud-TSE?

Hardware-TSE werden als physische Module wie USB-Sticks oder SD-Karten direkt am Kassensystem implementiert. Sie bieten lokale Datenspeicherung ohne Internetabhängigkeit und sind besonders für stationäre Kassensysteme geeignet – Beispiele sind die Epson-TSE oder Module von Swissbit. Cloud-TSE wie die vom BSI vollständig zertifizierte Fiskaly-Lösung übertragen die Daten verschlüsselt über sichere Internetverbindungen an zertifizierte Rechenzentren. Sie bieten flexible, wartungsarme Implementierung und sind besonders für mobile Kassensysteme auf Tablets oder Smartphones ideal. Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV und gewährleisten die Technik hinter TSE durch zertifizierte kryptografische Verfahren.

Was passiert, wenn ich mein Kassensystem noch nicht mit einer TSE ausgestattet habe?

Die verpflichtende Ausstattung mit einer zertifizierten TSE gilt seit dem 1. April 2021 für alle elektronischen Kassensysteme. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Zudem können Finanzbehörden jederzeit unangekündigte Kassennachschauen durchführen, und bei fehlender TSE oder Verstößen gegen die Kassensicherungsverordnung werden häufig die Besteuerungsgrundlagen geschätzt, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führt. Das Fehlen eines TSE Kassensystems wird bereits auf dem Kassenbon sichtbar – fehlt die TSE-Signatur (QR-Code oder alphanumerische Zeichenfolge), ist dies ein deutliches Signal für Finanzbeamte, Mitbewerber oder Kontrolleure. Sie sollten unverzüglich handeln und Ihr System nachrüsten, um finanzielle und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Welche Daten werden von der TSE genau aufgezeichnet und wie lange müssen sie gespeichert werden?

Die TSE protokolliert lückenlos alle Geschäftsvorfälle mit präzisen Details: zeitlicher Beginn und Ende jeder Transaktion, Art des Vorgangs (Verkauf, Storno, Training), Zahlungsweise, nachvollziehbare Transaktionsnummer, kryptografischer Prüfwert und Seriennummer des Sicherheitsmoduls. Bei Gastronomie-Kassensystemen werden zusätzlich Details wie Tischzuordnungen, Bestellzeitpunkte und Stornos erfasst. Alle diese Daten müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist – in der Regel 10 Jahre nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – sicher und unveränderbar archiviert werden. Die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) ermöglicht einen einheitlichen Export dieser Daten für Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung.

Wie erkenne ich, ob eine TSE-Lösung vom BSI zertifiziert ist?

Zertifizierte TSE-Systeme durchlaufen eine strenge Prüfung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) oder eine seiner autorisierten Prüfstellen (TÜV Informationstechnik GmbH, SRC Security Research & Consulting GmbH, DFKI GmbH, atsec information security GmbH, T-Systems International GmbH, MTG AG, secuvera GmbH). Die aktuelle Liste aller zertifizierten TSE-Lösungen mit ihren offiziellen Zertifizierungsnummern finden Sie auf der Website des BSI. Wichtig zu wissen: TSE-Zertifizierungen müssen nach fünf Jahren erneuert werden. Bekannte zertifizierte Anbieter sind beispielsweise Fiskaly für Cloud-TSE und Epson für Hardware-TSE. Viele Kassensystemanbieter wie Tillhub, Kassandro, helloCash, ready2order und orderbird kooperieren mit diesen zertifizierten TSE-Anbietern, um nahtlose Integration zu gewährleisten.

Was bedeutet die neue Meldepflicht ab Januar 2025 für mein TSE Kassensystem?

Seit Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und die darin eingesetzte TSE elektronisch beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Für Bestandssysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2025 in Betrieb waren, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Neu angeschaffte Kassensysteme oder TSE müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden. Gleiches gilt für Systeme, die außer Betrieb genommen werden – auch hier besteht eine einmonatige Meldefrist. Diese Meldepflicht ist Teil der verschärften Überwachung zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Sie sollten daher sicherstellen, dass Ihre Systeme fristgerecht gemeldet sind, um Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung zu vermeiden.

Können die kryptografischen Signaturen der TSE gehackt oder manipuliert werden?

Die Technik hinter TSE basiert auf hochsicheren kryptografischen Verfahren, die vom BSI nach strengsten Sicherheitskriterien geprüft werden. Die TSE verwendet asymmetrische Verschlüsselungsverfahren mit Public-Key-Infrastruktur: Ein privater Schlüssel wird im gesicherten Sicherheitsmodul verwahrt und verlässt dieses niemals – er dient ausschließlich zum Signieren von Transaktionen. Der zugehörige öffentliche Schlüssel ermöglicht die Verifikation der Signaturen. Selbst bei physischem Zugriff auf das Kassensystem oder die Hardware-TSE bleiben die privaten Schlüssel geschützt. Zudem bilden Hash-Funktionen eine unveränderliche Kette: Jede Transaktion enthält einen Hash-Wert, der mathematisch aus den Transaktionsdaten und dem Hash-Wert der vorherigen Transaktion berechnet wird. Jede nachträgliche Änderung würde alle nachfolgenden Hash-Werte ungültig machen und wäre sofort erkennbar – praktisch ist eine Manipulation ohne Entdeckung mathematisch nahezu unmöglich.

Muss ich als Händler den TSE-Ausdruck auf jedem Kassenbon sichtbar machen?

Ja, auf jedem Kassenbon muss die von der TSE generierte digitale Signatur als QR-Code und/oder alphanumerische Zeichenfolge ausgedruckt werden. Das Unterdrücken dieses TSE-Ausdrucks wird zwar aus Umweltaspekten manchmal diskutiert, ist aber praktisch nicht empfehlenswert. Bereits ein einfacher Blick auf den Beleg signalisiert Finanzbeamten, Mitbewerbern oder anderen Kontrollpersonen, ob eine TSE vorhanden ist. Fehlende TSE-Ausdrucke können unangekündigte Kassennachschauen provozieren und erwecken den Eindruck mangelnder Compliance. Der Bon ist Pflicht für den Verkäufer zur Ausstellung, jedoch nicht für Kunden zur Annahme – Kunden dürfen den Bon ablehnen, aber Sie als Händler müssen ihn in jedem Fall anbieten und ordnungsgemäß mit der TSE-Signatur ausdrucken.

Was ist die DSFinV-K und warum ist sie für mein TSE Kassensystem wichtig?

Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist eine einheitliche digitale Schnittstelle, die eine standardisierte, störungsfreie Datenübertragung zwischen Ihrem Kassensystem und der Prüfsoftware des Finanzamts ermöglicht. Sie definiert das Format, in dem alle steuerrelevanten Daten für Betriebsprüfungen exportiert werden müssen. Die Technik hinter TSE stellt sicher, dass Ihre Kassendaten über diese Schnittstelle jederzeit abrufbar und für Finanzbehörden lesbar sind. Die DSFinV-K macht es möglich, dass Betriebsprüfer detaillierte Analysen durchführen können: sofortige Erfassung von Bestellungen, korrekter Umgang mit Stornos, Tischzuordnungen in der Gastronomie und andere operative Details werden protokolliert und können Jahre später noch überprüft werden. Eine ordnungsgemäße Implementierung dieser Schnittstelle ist Voraussetzung für die Zertifizierung Ihres TSE Kassensystems.

Welche Rolle spielen autorisierte Prüfstellen neben dem BSI bei der TSE-Zertifizierung?

Das BSI hat mehrere unabhängige Prüfstellen autorisiert, die TSE-Systeme nach definierten Sicherheitsstandards zertifizieren dürfen. Zu diesen Prüfstellen gehören TÜV Informationstechnik GmbH, SRC Security Research & Consulting GmbH, DFKI GmbH, atsec information security GmbH, T-Systems International GmbH, MTG AG und secuvera GmbH. Diese Organisationen führen umfassende technische Prüfungen der kryptografischen Verfahren, der Hardware-Sicherheitsmodule und der Cloud-Infrastrukturen durch, um sicherzustellen, dass die Technik hinter TSE den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Jede zertifizierte TSE erhält eine eindeutige Zertifizierungsnummer. Wichtig ist: Diese Zertifizierungen haben eine Gültigkeit von fünf Jahren und müssen danach erneuert werden, um die kontinuierliche Sicherheit gegen neue Angriffsmethoden zu gewährleisten.

Was passiert bei einem Ausfall oder Defekt meiner TSE während des Betriebs?

Ein Ausfall oder Defekt der TSE ist ein kritisches Ereignis, das umgehend dokumentiert und behoben werden muss. Bei Hardware-TSE kann ein physischer Defekt des Moduls (USB-Stick, SD-Karte) auftreten, bei Cloud-TSE kann ein Internetausfall die Verbindung zum TSE-Server unterbrechen. Wichtig ist: Während eines TSE-Ausfalls dürfen Sie rechtlich keine elektronischen Kassensysteme ohne funktionierende TSE betreiben. Sie müssen entweder auf eine Ersatz-TSE umschalten oder auf manuelle Kassenführung (Handkasse) ausweichen und dies detailliert dokumentieren. Die Unterbrechung der Transaktionskette wird von der TSE protokolliert und ist für Finanzbehörden sichtbar – Sie müssen den Ausfall begründen können und nachweisen, dass Sie unverzüglich Abhilfe geschaffen haben. Bei Cloud-TSE-Lösungen wie Fiskaly gibt es oft automatische Offline-Pufferung, sodass Transaktionen lokal gespeichert und nach Wiederherstellung der Internetverbindung nachträglich signiert werden können.

Brauche ich für jedes einzelne Kassensystem in meinem Unternehmen eine separate TSE?

Ja, jedes einzelne elektronische Kassensystem muss mit einer eigenen TSE ausgestattet sein. Wenn Sie mehrere Kassen betreiben – etwa mehrere Kassen im Laden, mobile Kassensysteme auf Tablets oder separate Systeme in verschiedenen Filialen – benötigen Sie für jede Kasse eine dedizierte TSE. Eine TSE kann nicht auf mehrere Kassensysteme aufgeteilt werden, da die Technik hinter TSE eine eindeutige Zuordnung jeder Transaktion zu einem spezifischen Sicherheitsmodul mit eigener Seriennummer erfordert. Jede TSE erstellt eine eigene, lückenlose Transaktionskette mit individuellen kryptografischen Schlüsseln. Dies gilt auch für die neue Meldepflicht ab Januar 2025: Jedes Kassensystem und jede TSE müssen einzeln beim Finanzamt gemeldet werden, wobei die Seriennummern der Sicherheitsmodule erfasst werden.

Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn ich mein Kassensystem mit einer TSE aufrüste?

Die Kosten für ein TSE Kassensystem variieren je nach gewählter Lösung. Hardware-TSE wie USB-Sticks oder SD-Karten von Anbietern wie Epson oder Swissbit kosten einmalig typischerweise zwischen 100 und 400 Euro pro Kassensystem. Cloud-TSE-Lösungen wie Fiskaly arbeiten meist mit monatlichen Abomodellen, die je nach Transaktionsvolumen zwischen 5 und 25 Euro pro Monat und Kasse liegen. Hinzu kommen eventuell Kosten für die Softwareintegration, wenn Ihr bestehendes Kassensystem noch nicht TSE-fähig ist – hier kann eine Aktualisierung oder Umstellung auf TSE-kompatible Kassensoftware von Anbietern wie Tillhub, Kassandro, helloCash, ready2order oder orderbird notwendig werden. Berücksichtigen Sie auch, dass TSE-Zertifizierungen nach fünf Jahren erneuert werden müssen, was weitere Kosten verursachen kann. Trotz dieser Investitionen sind die Kosten deutlich geringer als die drohenden Bußgelder von bis zu 25.000 Euro oder die Risiken von Steuerschätzungen bei Nichteinhaltung der Kassensicherungsverordnung.

Was bedeutet die Verfahrensdokumentation und warum ist sie für mein TSE Kassensystem so wichtig?

Eine Verfahrensdokumentation ist eine detaillierte schriftliche Beschreibung Ihrer Kassenprozesse und -abläufe, die Sie nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erstellen müssen. Sie dokumentiert, wie Ihr TSE Kassensystem eingesetzt wird, welche Mitarbeiter Zugang haben, wie Tagesabschlüsse durchgeführt werden, wie mit Stornos umgegangen wird und wie die Datensicherung erfolgt. Die Technik hinter TSE ermöglicht es Finanzbehörden, nicht nur technische Manipulationen, sondern auch organisatorische Mängel nachzuweisen. Durch die lückenlose Protokollierung wird sichtbar, ob Ihre tatsächlichen Kassenprozesse von der dokumentierten Vorgehensweise abweichen. Bei einer Betriebsprüfung prüfen Finanzbehörden sowohl die technische Funktionsfähigkeit der TSE als auch die Einhaltung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation. Verstöße können zu Bußgeldern führen und die Ordnungsmäßigkeit Ihrer gesamten Buchführung infrage stellen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend und aktualisieren Sie die Dokumentation regelmäßig, da jeder Verstoß aufgezeichnet und auch Jahre später noch nachweisbar ist.

Wie bereite ich mich auf eine Kassennachschau durch das Finanzamt vor?

Kassennachschauen sind unangekündigte Kontrollen durch Finanzbehörden, die jederzeit während der Geschäftszeiten stattfinden können. Um gut vorbereitet zu sein, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr TSE Kassensystem ordnungsgemäß funktioniert und alle Transaktionen korrekt protokolliert werden. Die TSE-Signatur muss auf jedem Kassenbon sichtbar sein (QR-Code und/oder alphanumerische Zeichenfolge). Halten Sie Ihre Verfahrensdokumentation aktuell und griffbereit, da Prüfer diese einsehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) jederzeit einen Export Ihrer Kassendaten bereitstellen können – moderne TSE-konforme Kassensysteme von Anbietern wie Tillhub, Kassandro oder ready2order bieten Exportfunktionen. Ihre Mitarbeiter sollten geschult sein, wie die TSE funktioniert und wie Kassenprozesse korrekt durchgeführt werden. Dokumentieren Sie auch eventuelle TSE-Ausfälle oder Systemwechsel lückenlos. Bei der Kassennachschau prüfen Finanzbeamte die Zertifizierung Ihrer TSE, die Vollständigkeit der Transaktionskette und die Übereinstimmung zwischen tatsächlichen Abläufen und Ihrer Dokumentation. Dank der Technik hinter TSE sind alle relevanten Daten bereits manipulationssicher gespeichert – eine saubere, ordnungsgemäße Kassenführung ist Ihre beste Vorbereitung.